Usuarios, empleados y Roles de POS - accesos, PIN y permisos

Aplica al Panel Administrativo de Invu y a Invu POS 6.10.1.

Los tres tipos de acceso

El POS no tiene usuarios propios: el Usuario y la Contraseña de la pantalla de inicio del POS son los de un usuario del panel.

1. Usuarios del panel

Crear: Configuración > Usuarios y Roles > Usuarios > Crear Usuario.

• Nombre de Usuario: único en toda la plataforma Invu. Si ya existe en cualquier negocio, el panel no lo acepta.
• Contraseña: de 6 a 30 caracteres, repetida igual. Escríbela siempre: si la dejas vacía, el sistema crea una contraseña al azar y no la muestra.
• Fecha de caducidad: obligatoria. Después de esa fecha el usuario no puede entrar al panel.
• ¿Permitido Iniciar Sesión en Invu Admin?: con No, el usuario no entra al panel pero sí puede iniciar sesión en el POS. Úsalo para usuarios que solo abren el POS.
• Estado: Inactivo bloquea el acceso al panel y al POS. Para quitarle el acceso a alguien, ponlo en Inactivo.
• Autenticación de Dos Pasos: ver la sección 2.

Olvidé mi contraseña

1. En la página de acceso del panel, toca ¿Olvidaste tu contraseña?
2. Escribe tu correo. Te llega un código de 6 dígitos (vale 10 minutos).
3. Escribe el código, elige la sucursal y abre el enlace que te llega por correo (vale 15 minutos).
4. Escribe la nueva contraseña.

La nueva contraseña también sirve para iniciar sesión en el POS. El POS no tiene su propia opción de recuperar contraseña. Un administrador también puede cambiarla editando el usuario.

2. Autenticación de dos pasos (2FA)

• Para un usuario: en su ficha, Autenticación de Dos Pasos = Sí.
• Para todos: Configuración > Sistema > Autenticación de Dos Pasos > Activar Todos (solo usuarios con rol Administrador o Franquiciado).
• Al entrar al panel, el usuario recibe por correo un código de 6 dígitos. Vence a los 5 minutos y permite 3 intentos. Puede pedir otro con Resend code.
• El usuario necesita un correo válido en su ficha; si no, no puede entrar y debe pedir a un administrador que lo corrija.
• 2FA Obligatorio significa que un administrador lo impuso y el usuario no puede quitarlo.
• La 2FA es solo para el panel; el POS no la pide.

3. Empleados con PIN

1. Crea primero un puesto en Empleados > Puestos. Es obligatorio al crear un empleado.
2. Entra a Empleados > Empleados > Crear Empleado y completa Nombre, Apellido, Rol (el Rol de POS), Pin y Puesto.
3. En el POS, mantén presionado el logo de Invu y elige Actualizar Data. El empleado nuevo, o un cambio de rol, no aparece en el POS hasta que hagas esto en cada equipo.

Reglas del PIN:

• Solo números, hasta 10 dígitos. El POS solo deja escribir números: un PIN con letras nunca funcionará.
• Debe ser único en la sucursal. El panel lo revisa al crear el empleado; al editar o importar, revisa tú que no se repita, porque con un PIN repetido el POS entra con el primer empleado que encuentra.
• El empleado debe estar activo y tener un rol para aparecer en el POS.

En el POS:

• Cambiar de empleado: toca el logo de Invu > Salir Empleado y el siguiente escribe su PIN.
• Marcar entrada o salida: toca el ícono del reloj en la barra superior y escribe el PIN.
• Si en el panel configuraste días de renovación de PIN, al vencer el POS pide un PIN nuevo (Renovación de PIN).

4. Roles de POS: dar o quitar permisos

1. Entra a Configuración > Usuarios y Roles > Roles de POS.
2. Toca Crear Rol, escribe el nombre y, si quieres, la Cantidad de cuentas previas permitidas para imprimir (-1 = ilimitado; 0 = no deja imprimir precuentas).
3. Asigna permisos moviéndolos de No asignados a Asignados (puedes arrastrarlos o usar el buscador) y toca Asignar Permisos.
4. Asigna el rol a los empleados en Empleados > Empleados.
5. En el POS, haz Actualizar Data.

• Ver roles asignados muestra una tabla con todos los permisos y qué rol tiene cada uno, con buscador, Exportar a Excel e imprimir.
• Importar / Exportar Roles de POS permite crear o cambiar roles en bloque con Excel: marca ✔ en cada permiso del rol; la celda vacía significa sin permiso.
• El rol Administrador no se puede editar. Si necesitas otra combinación de permisos, crea un rol nuevo.

Cómo pide el PIN el POS

Si el empleado conectado tiene el permiso, la acción se hace sin pedir nada. Si no lo tiene, el POS pide el PIN de otro empleado que sí lo tenga (por ejemplo, un supervisor). Si el PIN no existe o ese empleado tampoco tiene el permiso, la pantalla de PIN tiembla y se borra, sin mostrar mensaje.

Permisos más pedidos

Los nombres son los que ves en Asignar Permisos (pueden escribirse sin tildes). Si no encuentras uno, búscalo en Ver roles asignados.

• Para abrir y cerrar caja usa Registrar Caja inicial y Retiros. El permiso "Puede Abrir Caja" no tiene efecto en el POS actual.
• Sin el permiso para editar órdenes de otros empleados, cada empleado solo ve sus propias órdenes.

Problemas frecuentes

• POS: "Usuario no existe". Usa el Nombre de Usuario del panel (no el correo).
• POS: "Contraseña errónea". Recupera la contraseña desde el panel (sección 1) o pide a un administrador que la cambie.
• POS: "Esta cuenta ha sido bloqueada…". El usuario está Inactivo, o la cuenta tiene un problema de pago o suspensión: escríbenos o contacta a contabilidad.
• Panel: "These credentials are inactive for backend login…". El usuario tiene ¿Permitido Iniciar Sesión en Invu Admin? en No.
• Panel: "Overdue account, please contact the administrator." Venció la Fecha de caducidad del usuario o hay un pago pendiente de la cuenta.
• Panel: error "Too Many Requests". Hubo más de 5 intentos en un minuto. Espera un minuto.
• Recuperar contraseña dice "Código expirado." apenas lo pediste. Revisa que el código esté bien escrito; si sigue fallando, pide uno nuevo.
• "El pin ya está en uso". Otro empleado de la sucursal (aunque esté inactivo) ya tiene ese PIN.
• "El puesto es obligatorio". Crea un puesto en Empleados > Puestos y elígelo.
• El empleado nuevo no aparece en el POS. Haz Actualizar Data y revisa que esté activo y con rol.
• La pantalla de PIN tiembla. PIN incorrecto o sin el permiso para esa acción. Revisa el rol y haz Actualizar Data.
• No puedo editar los permisos del rol Administrador. Está protegido; crea un rol nuevo.
• Nadie puede cerrar sesión en el POS. Desde la versión 6.10.1, Cerrar Sesión pide un empleado con el permiso de cierre de sesión. Asígnalo a un rol (búscalo por su ID, 89, en Ver roles asignados) y haz Actualizar Data.