Primeros pasos - configurar Invu por primera vez (Panel Administrativo y POS)

Aplica al Panel Administrativo y a Invu POS 6.10.1 (iPad, Android y Windows). Reemplaza a "Primeros pasos - Invu POS (Parte 1)" y "(Parte 2)".

Lo más importante:

• Las opciones generales están en Configuración > Sistema > Configuraciones. La página abre en Modo lectura: toca Habilitar Botón de Guardar para cambiar algo y luego Guardar Cambios.
• El POS no arranca si la cuenta no tiene al menos una caja y un empleado con PIN.
• En el POS se entra con el nombre de usuario del Panel (no el correo) y su contraseña.
• Ningún cambio del Panel llega solo al POS: haz Actualizar Data en cada equipo.

1. Orden recomendado en el Panel

Tu cuenta nueva ya trae algunos datos de ejemplo: revisa lo que existe antes de crear.

1. Datos del negocio, horario y moneda: Configuración > Sistema > Configuraciones (sección 2 de este artículo).
2. Impuestos: Configuración > Pagos, Descuentos e Impuestos > Impuestos. Ver "Ítems del menú - crear, cambiar precios e impuestos, y verlos en el POS".
3. Formas de pago: Configuración > Pagos, Descuentos e Impuestos > Tipos de Pago. Ver "Formas de pago y terminales de tarjeta".
4. Tipos de orden: Configuración > Sistema > Tipos de Órdenes. Créalos antes que las cajas, porque cada caja elige su tipo de orden predeterminado de esa lista. Ver "Mesas y tipos de orden".
5. Cajas (obligatorio): Caja Registradora > Lista de Cajas Registradoras > Crear Caja. Crea una caja por cada equipo que venderá. Descripción y Printer type son obligatorios; deja marcada Allow to collect taxes? (si no, las órdenes salen sin impuestos).
6. Impresoras: Impresoras > Lista de Impresoras. Ver "Configurar impresoras y comandas".
7. Menú: categorías, subcategorías, ítems y modificadores. Ver los artículos de ítems y de modificadores.
8. Equipo de trabajo (obligatorio):
   1. Empleados > Puestos: el puesto es obligatorio para crear empleados.
   2. Configuración > Usuarios y Roles > Roles de POS.
   3. Empleados > Empleados > Crear Empleado, con rol, puesto y un PIN único.
   • Ver "Usuarios, empleados y Roles de POS".
9. Si tienes activo el Centro de Publicaciones, toca Publicar Ahora.

2. La página Configuraciones

1. Entra a Configuración > Sistema > Configuraciones y toca Habilitar Botón de Guardar.
2. Elige la sección en el índice, o usa el buscador Buscar configuración…. Se ve una sección a la vez.
3. Al cambiar algo aparece una barra con Guardar Cambios. Ese botón guarda todas las secciones. No sale un mensaje de éxito: la página vuelve a Modo lectura.
4. En cada equipo, haz Actualizar Data.

Revisa sobre todo:

• Negocio:
  • Nombre del Negocio: primera línea del recibo.
  • Descripción: el nombre de la sucursal que muestra el POS y la segunda línea del recibo. Antes se llamaba "Nombre de Sucursal". Si la dejas vacía, el recibo repite el nombre del negocio.
  • Dirección y Teléfono: se imprimen en el recibo.
  • País: activa las reglas de tu país en el POS (factura y datos del cliente).
  • Tipo de Negocio: el de servicio a la mesa activa las funciones de restaurante (invitados, dividir cuenta, mesero).
  • Nombre Legal de la Empresa y RUC Legal de la Empresa: se usan en los documentos del Panel. En Panamá, escribe el RUC con "DV" antes del dígito verificador para el reporte DGI 1027.
• Horario: la Hora de Cierre del Negocio define dónde termina el día de ventas en el POS y en los reportes. Ponla en una hora con el local cerrado, después de la última venta. El POS no usa la hora de apertura.
• Monedas: la moneda principal y, si cobras en dos monedas, la secundaria y su tasa.
• Factura Fiscal: deja activa Imprimir automáticamente la orden de factura al cerrar la orden. Si está apagada, el POS no emite la factura fiscal ni la electrónica al cerrar la orden.

Las secciones de propinas, comandas, precuentas, descuentos y mesas se explican en sus artículos.

3. Opciones que conviene entender antes de activar

• Eliminar órdenes abiertas en iPad automáticamente y ocultar vista de órdenes abiertas: borra las órdenes abiertas de días anteriores a la medianoche del equipo, no a la hora de cierre. En un local que trabaja después de la medianoche, borra órdenes en curso.
• Redondeo de Venta: redondea el precio de cada ítem a un número entero (2.50 pasa a 3.00), no el total.
• Alerta de Retiro de Efectivo: cuando el efectivo de la caja supera ese monto, el POS pide retirar efectivo. Con 0 está apagada.
• Notificaciones de descuento, nota de crédito y orden eliminada: son montos (con 0 no avisan), no casillas.
• Idioma: cambia el idioma del Panel, no el del POS. El POS se cambia en cada equipo.

4. Opciones que no cambian nada en el POS 6.10.1

Existen en la página, pero el POS 6.10.1 no las usa:

• Copia automática de recibo fiscal.
• Imprimir factura por descuento de cortesía (100%).
• Permitir imprimir reporte Z con órdenes abiertas (hoy lo decide el rol del empleado).
• Revisar Papel Antes de Imprimir.
• Separar Impuestos (aunque muestra un aviso fiscal).
• Mostrar items sin stock y Mostrar calendario de órdenes.
• Preguntar por el nombre del empleado al abrir la orden, Nombre del empleado obligatorio al abrir la orden y Preguntar por el tipo de orden al abrir la orden.
• Visualización de Item, Escanear Código de Clientes Solamente y Permitir eliminar impuestos en orden abierta.
• Registrar Entrada y Salida de Empleado y Bloquear entrada temprana.
• Calcular propinas antes del descuento y Permitir Cambiar Propinas Antiguas.
• Las opciones de Comisiones y ¿Manejar tiempos de comida?
• Crédito ilimitado permitido.

Ya no existen: URL Real, Token KDS, Fidelidad, los canjes de puntos, Guía para el comprador, No sincronizar entre cajeros y Sincronizar Orden en Primer Plano. "Sincronizar con CLAU" ahora es el botón Sincronizar Información.

5. Instalar y entrar al POS por primera vez

1. Instala Invu POS desde la tienda de tu equipo (ver "Actualizar Invu POS y sus datos").
2. Escribe el Usuario (el nombre de usuario del Panel, no el correo) y la Contraseña, y toca Ingresar.
3. Si sale "Has excedido la cantidad de terminales permitidas para esta cuenta.", la cuenta ya tiene todos sus equipos activos. Toca la papelera del equipo que ya no usas, o desactívalo en el Panel en Configuración > Sistema > Información, pestaña Conexiones de POS.
4. Espera la descarga ("Actualizando data").
5. En Seleccionar caja, elige la caja de este equipo. Queda guardada en el equipo; para cambiarla después, toca el logo de Invu > Seleccionar Caja (pide un permiso).
6. Cada empleado entra con su PIN. El PIN del empleado "Default" ya no funciona: crea empleados reales.

No hace falta abrir la caja para vender; la apertura y el cierre se explican en "Cerrar la caja y sacar el reporte largo".

Problemas frecuentes

• Los campos de Configuraciones están grises. La página está en Modo lectura: toca Habilitar Botón de Guardar.
• Cambié una opción y el POS sigue igual. Falta Actualizar Data (y Publicar Ahora si usas el Centro de Publicaciones), o la opción no tiene efecto en el POS 6.10.1 (sección 4).
• No encuentro "URL Real", "Token KDS" o "Fidelidad". Se quitaron en el rediseño de Configuraciones; si los necesitas, escríbenos.
• POS: "Usuario no existe". Escribiste el correo o un usuario que no es del Panel. Usa el nombre de usuario.
• POS: "Contraseña errónea". Revisa la contraseña del usuario del Panel.
• POS: "Esta cuenta ha sido bloqueada…". El usuario está inactivo o la cuenta está suspendida: contacta a soporte o a contabilidad.
• POS: "Ocurrió un error al actualizar los datos" al terminar la carga. La cuenta no tiene cajas. Crea una en el Panel y toca Reintentar.
• El PIN no entra y la pantalla tiembla. El PIN no existe, el empleado no tiene rol o le falta un permiso. Crea empleados con puesto, rol y PIN, y haz Actualizar Data.
• Panel: "El puesto es obligatorio". Crea un puesto en Empleados > Puestos.
• Panel: "Role is required". Falta el rol de POS del empleado.
• Las ventas de después de medianoche salen en otro día. Revisa la Hora de Cierre del Negocio.
• Desaparecieron las órdenes abiertas de anoche. Está activa Eliminar órdenes abiertas en iPad automáticamente….
• Los precios del POS salen redondeados. Está activo Redondeo de Venta.
• No sale la factura al cerrar la orden. Está apagada Imprimir automáticamente la orden de factura al cerrar la orden, o el tipo de pago tiene apagado Imprimir Factura Fiscal.
• El recibo repite el nombre del negocio. Llena Descripción con el nombre de la sucursal.