Clientes - crearlos con sus datos fiscales por país (RUC, NIT, RFC y más)

Aplica a Invu POS 6.10.1 y al Panel Administrativo. Si la factura de una orden ya cerrada fue rechazada por los datos del cliente, ver "Mi factura electrónica quedó pendiente o fue rechazada".

Lo más importante: el Tipo de Cliente decide cómo sale la factura. Para facturar a una empresa a su nombre, elige Jurídico (en México, Moral) y completa su documento fiscal. Los datos fiscales extra de El Salvador, Costa Rica y México solo se cargan en el POS.

1. Crear un cliente en el POS

Desde una orden (el cliente queda asignado a la orden):

1. Toca el encabezado de la orden. Se abre Información del Pedido.
2. Toca la fila del cliente (<No se ha añadido cliente> si aún no tiene).
3. En la lista Clientes, busca primero si ya existe. Si no, toca + (Nuevo Cliente).
4. Elige el Tipo de Cliente, completa los datos y toca Hecho.

También puedes crear clientes sin orden con el ícono + de la barra superior de la pantalla principal (junto a la lupa). Si te pide un PIN, usa el de un empleado con permiso para crear o agregar clientes.

Campos:

• Obligatorios: Tipo de Cliente, Nombre y Apellido. Para Jurídico el apellido se oculta: escribe la razón social en Nombre.
• Identificación: el nombre del campo cambia según el país y el tipo (ver la tabla). Al cambiar el tipo, lo escrito en la identificación se borra.
• Segundo recuadro (DV o NRC): solo números, sin guiones.
• Correo, teléfono, dirección, Código postal (lo usa la factura de México), cumpleaños, grupo de clientes y Límite de Crédito (este último solo al crear).

2. Datos por país

• El tipo Extranjero usa Pasaporte como documento.
• El POS no valida el formato de RUC, NIT, RFC o DUI: si está mal escrito, lo rechaza el proveedor o la autoridad fiscal al facturar.

3. Buscar antes de crear y evitar duplicados

• En la lista Clientes, escribe el nombre, la identificación o el teléfono en Buscar Cliente. Busca entre los clientes guardados en el equipo.
• El POS no deja crear un cliente con una identificación, un correo o un teléfono que ya tenga otro cliente: muestra La identificación ya esta registrada (o el correo, o el teléfono). Elige el cliente existente en la lista. Si el correo o el teléfono es genérico, déjalo vacío.
• Búsqueda en el registro fiscal: si tu caja factura con Digifact (Panamá, El Salvador, Guatemala, República Dominicana, Costa Rica) o con HKA en Perú, toca la lupa, elige el tipo, escribe la identificación y toca Hecho. Si el registro la encuentra, el cliente se crea con su nombre y su DV o NRC. Revisa luego el Tipo de Cliente, porque se crea como Jurídico.
• Si el cliente se creó sin identificación, el sistema le asigna un código que empieza con CL. La factura lo trata como sin identificación: edítalo y escribe el documento real.

4. Clientes en el Panel Administrativo

1. Entra a Clientes > Crear Cliente.
2. Elige el Tipo de Contribuyente, escribe la identificación y, si aparece, el DV o el NRC.
3. Nombres es el único campo obligatorio.

• El Panel no tiene Actividad económica, Régimen fiscal, Uso del CFDI, Departamento/Municipio ni Retención: cárgalos en el POS (Editar en la información del cliente). Editar el cliente en el Panel no los borra.
• El Panel no deja repetir Nombres + Apellidos. Si ya hay un cliente con el mismo RUC, solo deja crear otra "sucursal" del cliente con un correo distinto.
• Para ver en el POS los clientes creados o editados en el Panel: mantén presionado el logo de Invu y elige Actualizar Clientes.
• Puedes importar y exportar clientes con Importación/Exportación Masiva.

5. Crédito y abonos

1. En el Panel, en la ficha del cliente, define el Límite de Crédito o marca ¿Crédito Ilimitado?
2. En el POS, asigna el cliente a la orden y cobra con la forma de pago de cuenta personal de tu negocio. Necesita internet para consultar el saldo.
3. Para registrar un pago del cliente: en el POS, vende un ítem de tipo Abono (elige el cliente y escribe la referencia), o en el Panel usa Agregar Depósito en la ficha del cliente.

• Si el disponible no alcanza, el POS muestra Saldo insuficiente.
• Lo que debe cada cliente se ve en Reportes > Reportes 2.1 > Finanzas > Cuentas por Cobrar (Clientes) y en la ficha del cliente (Descargar PDF para el estado de cuenta).
• Un ítem Abono no se factura electrónicamente; uno de tipo Abono Fiscal sí.

Problemas frecuentes

• La factura salió a consumidor final aunque el cliente tiene RUC (Panamá). El tipo no es Jurídico o falta el DV.
• "El dígito verificador no es valido". Escribe el DV o el NRC solo con números.
• Colombia: "Ingrese el … debe contener solo números". Escribe la cédula o el NIT sin puntos ni guiones; el DV va en el segundo recuadro.
• El cliente creado en el Panel no aparece en el POS. Haz Actualizar Clientes.
• "Es obligatorio seleccionar un cliente". Tu negocio tiene activado Cliente Obligatorio: asigna un cliente antes de cobrar.
• "No hay cliente seleccionado" al cobrar con cuenta personal. Asigna el cliente antes de cobrar.
• Perú: elegí Factura y salió Boleta. El cliente tiene DNI o no tiene documento; para Factura usa un cliente Jurídico con RUC.