Hacer una nota de crédito (devolución) de una venta cerrada

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La nota de crédito es la forma de devolver, total o parcialmente, una venta ya cerrada y facturada. Se hace solo desde el POS; en el Panel Administrativo puedes consultarlas, pero no crearlas.

• Si la orden todavía está abierta, no necesitas nota de crédito: usa Eliminar en la orden.
• Si la orden ya se cerró, haz una nota de crédito. Si tu caja usa factura electrónica, la nota de crédito se envía a la autoridad fiscal de tu país.

Antes de empezar

• La orden debe estar cerrada y tener número de factura (número fiscal). Si la factura quedó pendiente o rechazada, primero hay que lograr ese número con Reintentar Impresión (ver "Problemas frecuentes").
• Necesitas un empleado cuyo rol tenga el permiso de nota de crédito. Si el empleado conectado no lo tiene, el POS pide el PIN de alguien que sí lo tenga (por ejemplo, un supervisor). Los permisos se asignan en el Panel Administrativo, en Configuración > Usuarios y Roles > Roles de POS.
• En El Salvador la nota de crédito siempre es por el total de la venta (ver "Diferencias por país").

Paso a paso

1. Busca la orden cerrada.
   • Si es de los últimos 5 días, está en la pestaña Cerradas de la pantalla principal.
   • Si es más antigua, toca la lupa y elige Buscar por número de orden o Buscar ordenes (por fecha).
2. Abre la orden y toca el logo de Invu en la barra superior de la orden. Se abre el menú Opciones.
3. Toca Aplicar Nota de Crédito. Si te lo pide, ingresa el PIN de un empleado con permiso.
4. Si la orden está dividida en varias cuentas, elige la cuenta.
5. Elige el tipo:
   • Completo: devuelve todos los ítems de la venta.
   • Parcial: toca los ítems que se devuelven. Si un ítem tiene más de una unidad, el POS pregunta cuántas. Luego toca Aplicar Nota de Crédito Parcial.
6. Elige cómo se devuelve el dinero:
   • En una nota de crédito completa: Método de Pago Original (repite las mismas formas de pago y montos de la venta) u Otro.
   • En una parcial, o si la orden ya tenía otra nota de crédito: elige el tipo (Efectivo, Debito, Credito, Cheque u Otro) y luego la forma de pago.
7. Elige el cliente de la nota de crédito o cierra la lista para usar el cliente de la orden.
8. Si la venta tenía propina, el POS pregunta ¿Desea devolver la propina?
9. Si tu negocio lo tiene activado, escribe el motivo de la devolución.
10. Revisa el ticket que se imprime. Si dice Pendiente envio… o Pendiente de…, la nota de crédito quedó guardada pero todavía no fue autorizada por la autoridad fiscal: sigue los pasos de "La nota de crédito quedó pendiente".

Importante: el POS no muestra un mensaje de éxito; el resultado es el ticket impreso. Puedes hacer varias notas de crédito parciales sobre la misma venta hasta devolver todos los ítems.

Si cobraste con tarjeta

La nota de crédito registra la devolución en Invu, pero no devuelve el dinero en la terminal de tarjeta.

• Si la venta se cobró con una terminal integrada a Invu, usa además Anular Pago POS en el menú Opciones de la orden para reversar la transacción.
• Si la terminal no está integrada, el reverso se hace en la terminal o con el banco.

Qué pasa con la caja, el inventario y los reportes

• Caja: solo la devolución en efectivo crea un retiro de efectivo, en la caja abierta en el momento de hacer la nota de crédito (no en la caja de la venta original).
• Fecha: la nota de crédito cuenta en los reportes del día en que se hace, no en el día de la venta. En el reporte largo aparece en Total Notas de Crédito y en Pagos Nota de Crédito.
• Inventario: los ingredientes de los ítems devueltos regresan al inventario solo si en el Panel Administrativo está activo Devolver notas de crédito al inventario (Configuración, sección Administrativas).
• Motivo: el POS lo pide solo si está activo Preguntar un comentario para la nota de crédito (Configuración, sección Servicios).
• Moneda extranjera: se usa la tasa de cambio guardada en la venta original.
• Sin internet: la nota de crédito se guarda en el dispositivo y se sube después. La factura electrónica de la nota de crédito sí necesita conexión; si no la hay, queda pendiente.

La nota de crédito quedó pendiente

1. Abre la orden original y toca el encabezado de la orden para ver su información.
2. Toca la fila Nota de Crédito. Si tiene un círculo rojo con "!", aún no tiene número fiscal.
3. En la nota de crédito, toca el logo de Invu y elige Reintentar Impresión.

Reintentar no crea una nota de crédito duplicada: si el documento ya se había emitido, el POS recupera su número. Si el reintento muestra Fiscal Error, escríbenos con el número de la orden para revisar el detalle del rechazo.

También puedes usar, en la orden original, Opciones > Reimprimir Notas de Crédito; esta opción solo aparece cuando hay una nota de crédito sin número fiscal.

Consultar o reimprimir notas de crédito

• En el POS: en la orden original, toca el encabezado de la orden y luego la fila Nota de Crédito. Para volver a imprimirla, toca el logo y elige Reimprimir.
• En el Panel Administrativo: entra a Reportes, pestaña Notas de Crédito. Hay dos listas, Notas de Crédito (completas) y Notas de Crédito Parciales. Usa la lupa para ver el detalle.

Ojo: eliminar una nota de crédito desde el Panel Administrativo solo la quita de los registros de Invu. No anula el documento ante la autoridad fiscal.

Diferencias por país

Invu no limita cuántos días después de la venta puedes hacer la nota de crédito, pero cada país tiene sus propias reglas y plazos. Consulta con tu contador.

Problemas frecuentes

• No aparece Aplicar Nota de Crédito. La orden no está cerrada, no tiene número fiscal o ya tiene una nota de crédito completa. Si la factura quedó pendiente, en la orden toca el logo y elige Reintentar Impresión; cuando tenga número, la opción aparece.
• El PIN no avanza. Ese empleado no tiene el permiso de nota de crédito en su rol de POS.
• No encuentro la orden en Cerradas. Esa pestaña muestra los últimos 5 días; usa la lupa para buscar por número o por fecha. Las notas de crédito no aparecen en Cerradas: se ven dentro de la orden original.
• El cliente no recibió el dinero en su tarjeta. La nota de crédito no reversa la terminal; usa Anular Pago POS o haz el reverso con el banco.