Inventario - ajustes, conteos y mermas sin descuadrar el stock

Aplica al Panel Administrativo de Invu (menú Inventario) y a Invu POS 6.10.1.

Qué herramienta usar

Ninguno de estos procesos se puede deshacer una vez procesado: si algo quedó mal, haz un ajuste o un conteo nuevo. Los ajustes, conteos y mermas no cambian el costo del producto.

Importante: en el Ajuste de Inventario, la casilla Reemplazar inventario de producto viene desmarcada. Así, la cantidad que escribes se suma al stock actual; no lo reemplaza. Si escribiste lo que contaste con la casilla desmarcada, el stock queda inflado. Para dejar el stock igual a lo contado, usa Conteo de Inventario.

1. Conteo de inventario (inventario físico)

1. Entra a Inventario > Conteo de Inventario > Crear conteo.
2. Escribe un nombre, la fecha y hora en que contaste y el almacén que contaste.
3. Agrega los productos: todos, uno por uno o Por Agrupamiento (por ejemplo, una categoría). Solo cambian los productos que están en la lista, así que puedes contar por partes.
4. En cada fila escribe la cantidad contada. La cantidad viene precargada con el stock del sistema: si no la cambias, la diferencia es 0. Revisa la columna Diferencia.
5. Si entre la hora del conteo y el momento de procesar hubo ventas, marca Restar/procesar transacciones después de la fecha para descontarlas.
6. Para aplicarlo, cambia el Estado a Procesado y guarda. No hay un botón "Procesar" aparte.

• Necesitas el permiso para procesar conteos. Sin él, el conteo se guarda pero vuelve a Pendiente.
• La fecha debe estar entre 2 semanas antes y 1 semana después de hoy, no puede ser futura si vas a procesar, y debe ser posterior al último conteo procesado de ese almacén. Si haces varios conteos el mismo día, cada uno necesita una hora más tarde.
• Con la app Invu Supply también puedes contar por área y escaneando el código de barras; al guardar con Procesar conteo activado, el stock se reemplaza por lo contado.

2. Ajuste de inventario

1. Entra a Inventario > Ajuste de Inventario > Crear ajuste.
2. Escribe el nombre, la fecha (entre 2 semanas antes y 1 semana después de hoy) y el almacén.
3. Decide el modo antes de agregar productos:
   • Sumar o restar (casilla desmarcada): la cantidad se precarga en 0; escribe cuánto sumar, o un número negativo para restar.
   • Reemplazar (marca Reemplazar inventario de producto): la cantidad se precarga con el stock actual; escribe la cantidad final.
4. Agrega los productos y revisa la columna Diferencia: es el cambio que tendrá el stock.
5. Para aplicarlo, cambia el Estado a Procesado y guarda.

• Si cambias la casilla después de cargar productos, las cantidades ya cargadas no cambian. Elimina los productos y vuelve a agregarlos, o corrige cada cantidad.
• Si la unidad que eliges no tiene conversión con la unidad del producto, se toma 1 a 1.
• Un ajuste importado desde Excel se crea en modo sumar. Si querías fijar cantidades, edítalo y marca Reemplazar antes de procesarlo.

3. Merma

En el Panel: entra a Inventario > Merma > Crear Merma, elige el Tipo de Merma, el almacén y los productos (o ítems y modificadores, que descuentan su receta), y guarda con estado procesado.

En el POS: en una orden, abre las opciones del ítem y elige Mermar (o Mermar En Grupo). Pide el PIN de un empleado con permiso para mermar y el motivo. El ítem sale de la orden y su receta se descuenta del inventario.

• Los motivos de merma se administran en Configuración > Inventario > Desperdicio.
• Si un ingrediente tiene un porcentaje de desperdicio, ese porcentaje se descuenta automáticamente al recibir una orden de compra.
• Una merma procesada no se puede editar ni cancelar.

4. Cómo las ventas descuentan el stock

• El stock se descuenta cuando la orden se cierra y llega al servidor, con la receta del ítem y de sus modificadores.
• Siempre se descuenta del Almacén de descuento de inventario, que se configura en Configuración > Sistema > Configuraciones, sección Administrativas. Las compras entran al almacén de recepción. Si son almacenes distintos, mueve el stock con Transferencias.
• Las ventas no se bloquean por falta de stock: el stock puede quedar negativo. Para corregirlo, haz un conteo o un ajuste con Reemplazar.
• Las notas de crédito devuelven stock solo si está activo Devolver notas de crédito al inventario.

5. Dónde ver el stock

• Inventario > Ingredientes, columna Cantidad: suma de todos los almacenes.
• Al ver un ingrediente: pestaña Almacén (stock por almacén) y Registros históricos (cada movimiento), con Exportar Kardex.
• Stock vendible (en Ingredientes): cuánto puedes vender de cada ítem según su receta, y avisos como "Sin receta" o "Falta conversión".
• Reportes > Reportes 2.1 > Inventario: Inventario por bodega, Historial de inventario, Mermas y Uso de inventario.

Problemas frecuentes

• Hice un ajuste con lo que conté y el stock quedó duplicado. La casilla Reemplazar inventario de producto estaba desmarcada y se sumó. Corrígelo con un conteo (o un ajuste con Reemplazar) con la cantidad real.
• "La fecha permitida debe estar entre … La fecha se restableció a hoy." La fecha está fuera del rango de 2 semanas antes a 1 semana después.
• "No se puede registrar un conteo en una fecha igual o anterior al último conteo procesado de este almacén…" Usa una fecha y hora posterior a la que indica el mensaje.
• El conteo vuelve a Pendiente después de guardarlo como Procesado. Tu usuario no tiene permiso para procesar conteos; pídeselo a un administrador.
• Merma: "No hay conversion de X a Y". Crea la conversión en Configuración > Inventario > Conversiones.
• Las ventas no bajan el stock. Revisa en Stock vendible si el ítem tiene receta y conversiones, que la receta no esté limitada a otro tipo de orden, y que el stock esté en el Almacén de descuento de inventario.