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Es un proceso de revisión y verificación de los productos que se tienen en inventario. Este proceso es importante para garantizar que la cantidad de bienes en el inventario de una empresa coincida con los registros contables, y para identificar cualquier discrepancia o desviación que pueda existir.
TABLA DE CONTENIDOS
- Funciones de Conteo
- Crear Conteo de Inventario
- Ver Conteo de Inventario: Revisión de Inventario
- Configuración de Permisos
Funciones de Conteo
Con estas funciones, se puede administrar y rastrear el inventario, además de generar informes que muestran las ventas y los niveles de los productos existentes y con estos datos tomar decisiones informadas, como pedir más suministros o realizar un ajuste de precios.
A través de las pantallas en esta sección, se puede acceder a las diversas características diseñadas para agilizar el conteo de inventario. A continuación, vamos a profundizar en la explicación de estas áreas y cómo contribuyen al proceso de conteo de inventario de manera efectiva.
Panel de Conteo
El propósito principal es ofrecer una representación clara y precisa de los datos numéricos e información relevante, en el tiempo establecido. Funciona como una herramienta visual que busca mostrar de manera concisa y comprensible la información obtenida luego del conteo físico.
Esta pantalla se muestra la información detallada sobre los niveles de existencias físicos de cada producto y permite establecer límites de inventario.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Conteo de Inventario | Este campo registra la descripción establecida (Nombre) para el conteo. |
| Almacén | Desde aquí se establece la ubicación de los productos cuando se realizó el conteo. |
| Creado por | Aquí se identifica el nombre del usuario que creo el conteo. |
| Estado | Este es la condición en la que se encuentra el conteo; este puede ser Pendiente y Procesado. |
| Fecha | Es el momento en el que se efectuó el mismo. |
| Ítems | Aquí se registra la cantidad de productos incluidos. |
| Botones | Estos se presentan de dos formas, según el estado del conteo, ya que cada uno permite trabajar el conteo de diferente forma. (Nota: Este campo no está titulado).
|
| Exportar / Importar | Los conteos pueden ser descargados e ingresados de forma masiva, con el fin de revisar fácilmente la información o registrar el inventario actual. |
Crear Conteo de Inventario
Desde aquí se puede realizar un seguimiento detallado del inventario físico y asignar a un usuario responsable de la tarea, a su vez que comparará automáticamente el inventario físico con el registrado en el sistema, actualizando así los niveles de existencias de los productos según sea necesario, para garantizar una gestión precisa.
Conteo de Inventario
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Se refiere a la descripción del conteo que se desea realizar. Es importante que el nombre sea claro y específico para evitar confusiones y errores en el conteo. (Nota: Es relevante asignarle un nombre para poder visualizar el listado de los productos). |
| Fecha | Se establece el momento real en el que se realiza el conteo. |
| Observación | Se refiere a cualquier comentario que el encargado del conteo desee agregar durante el conteo físico (Nota: Esta observación es visible en el transcurso de la modificación del conteo). |
| Estado | Se encuentran preestablecidos por defecto para fijar un seguimiento en el proceso del conteo.
|
| Restar movimientos después de la fecha | Esta opción se utiliza durante el conteo de inventario para reflejar los cambios en el inventario después del conteo físico. Permite restar ventas y sumar compras al resultado del conteo, actualizando así el inventario de manera precisa; si no utilizamos la opción, el sistema mostrará los datos del conteo físico tal como se encontraron, sin tener en cuenta las ventas y compras posteriores. |
Información
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Almacén | Aquí se selecciona el depósito desde cuál se realizará el conteo. (Nota: El sistema proporciona por defecto los almacenes Producción y Bodega. Siempre se puede acceder al campo Almacén desde la Configuración para editar Bodega o crear algún otro que se requiera. Sin embargo, los productos destinados para la venta deben registrarse en Producción). |
| Producto | Si el conteo se realiza con base en una lista externa al sistema, en este campo se agrega el nombre del producto registrado. |
| Agregar Producto | Una vez que se registra el nombre del Producto, se presiona este ícono para actualizar la Lista de Productos. |
| Agregar Todo | Con este campo se pueden agregar todos los Productos que se encuentran en el inventario del sistema. (Nota: En Inventario están registrados todos los productos del sistema. Al seleccionar, Agregar Todos, se incluirán las sub recetas y los ingredientes). |
| Categoría | En este apartado se coloca el nombre de la Categoría de Ingrediente. (Nota: En esta sección y en la sección de Producto, el sistema presentará los nombres existentes para facilitar su búsqueda, a medida que se comienza a escribir en estos campos). |
| Agregar Categoría | Al registrar la Categoría de Ingredientes a la cual se realizará el Conteo, se presiona este icono y se cargan todos los productos agregados en dicha categoría. |
| Borrar Todo | Desde aquí se elimina todos los Productos agregados a la lista. |
| Listado de Productos | Aquí se registrarán los Productos en la medida que se agreguen al conteo (Nota: El listado se podrá visualizar una vez se inicie a agregar los productos que se incluirán en el conteo y siempre que se haya llenado el campo Nombre). |
| Guardar Conteo de Inventario | Aquí se salva toda la información registrada en el conteo. |
Listado de productos
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Imagen | Facilita la identificación del producto. (Nota: Debe ser establecida al momento de crear el producto en el sistema, en el Panel de Inventario > Ingredientes). |
| Código | Esta es la secuencia única designada al producto. (Nota: Debe ser fijado al momento de crear el producto en el sistema, en el Panel de Inventario > Ingredientes. Si no cuenta con un código establecido previamente, el sistema le agregará uno por defecto). |
| Nombre de Producto | Este campo muestra la descripción del producto y permite diferenciar fácilmente, si es un ingrediente o una sub receta. |
| Cantidad Actual | Es la cifra previamente registrada en el sistema para dicho producto. |
| Cantidad de Conteo | Es el valor ingresado después del conteo físico. (Nota: Este campo se muestra en azul y con una línea punteada para resaltar que puede ser modificado). |
| Unidad de Producto | Es el parámetro de medida utilizado para el producto al momento de realizar el conteo. (Nota: Este campo se muestra en azul y con una línea punteada para resaltar que puede ser modificado). |
| Borrar Producto | Se puede eliminar un producto de la lista para el conteo utilizando el ícono al final de cada línea. (Nota: Este campo no tiene un título). |
Ver Conteo de Inventario: Revisión de Inventario
Es una herramienta esencial que ofrece una perspectiva minuciosa y estructurada de los resultados asociados al conteo realizado. (Nota: En el sistema, se puede ver únicamente al guardar el Conteo).
Una vez guardado el conteo, se accede al Panel de Revisión de Inventario para visualizar y consultar la información registrada, realizar análisis de los resultados y verificar su exactitud. Si el conteo se encuentra en Estado Pendiente, se pueden corregir posibles errores y cambiar el estado a Procesado desde este panel.
Configuración de Permisos
El objetivo de esta sección es facilitar la administración y asignación de los permisos necesarios a los usuarios involucrados en el proceso de conteo.
Es importante configurar los permisos adecuados para garantizar que solo los miembros asignados tengan acceso a la sección de conteo. Para lograr esto, es necesario acceder desde la sección de Configuración > Rol. De esta manera, se garantiza la integridad de los datos de inventario y se previene el acceso no autorizado.
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